NF Fleets integritetspolicy
Att skydda din integritet är viktigt för oss. Syftet med denna integritetspolicy är att beskriva hur vi samlar in, lagrar, använder och förmedlar din personliga information när du använder våra produkter och tjänster, våra webbplatser eller interagerar med NF Fleet i Sverige. Integritetspolicyn syftar också till att klargöra villkoren som styr hur vi behandlar och skyddar informationen.
Integritetspolicy
Som ett led i NF Fleets verksamhet behandlar vi personuppgifter. När vi gör det är din integritet viktig för oss och vi är måna om att vara transparenta med vilka uppgifter om dig som vi behandlar och varför. Vi har därför tagit fram denna integritetspolicy som beskriver vår behandling av dina uppgifter när du använder våra produkter och tjänster, besöker våra hemsidor, söker jobb hos NF Fleet eller på annat sätt är i kontakt med NF Fleet.
Dataskydd är en viktig fråga för oss, vi har sedan länge prioriterat denna fråga och har kontinuerligt förstärkt vårt dataskyddsarbete sedan införandet av den allmänna datskyddsförordningen (nedan GDPR) den 25 maj 2018.
- Allmänna principer
NF Fleet tar hanteringen av dina personuppgifter på största allvar. Nedan beskriver vi hur vi samlar in och använder denna information och redogör för dina rättigheter. Följande principer är centrala för hur vi behandlar dina personuppgifter:
- Transparens och öppenhet: När vi samlar in och behandlar dina personuppgifter kommer du att informeras om syftet samt vem som samlar in och tar emot dessa uppgifter. Vi kommer alltid, när lagen så kräver, att be om ditt samtycke (t.ex. innan känslig information samlas in eller för att ge dig möjlighet att avsäga dig direktmarknadsföring). Vi använder aldrig dina personuppgifter i strid med de syften som beskrivs här.
- Legitimitet: NF Fleet samlar inte in eller behandlar personuppgifter utan lagligt stöd. Vi använder bara dina personuppgifter för bestämda affärsändamål (t.ex. för att tillhandahålla service, inleda och hantera kundförhållanden, hantera fakturering, för marknadsföringsaktiviteter, för profilering för att kunna ge bättre kundservice, för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar, ta fram rapporter och för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter).
- Minimering: Vi samlar bara in de personuppgifter som är absolut nödvändiga för behandlingen i enlighet med denna policy. Vi samlar bara in känslig information när den är relevant. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att de personuppgifter vi har är korrekta, kompletta och aktuella.
- Konfidentialitet: Vi strävar efter konfidentialitet vid behandling av personuppgifter och genomför därför konsekvensbedömningar när det är nödvändigt för att säkerställa våra processer och se till att säkerheten är ändamålsenlig samt att din information är skyddad.
- Hur vi använder dina personuppgifter och vilka personuppgifter som används:
NF Fleet och ett flertal av NF Fleet:s leverantörer utför, i egenskap av personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, ett antal behandlingar av personuppgifter som är nödvändiga för att ingå och fullgöra leasingavtal och därmed sammanhängande tjänster och för att respektive verksamheter ska kunna bedrivas på ett korrekt sätt. I detta avseende har NF Fleet nedan listat de ändamål för vilka NF Fleet utför behandling inom ramen för sina affärsrelationer med leasingkunder och anställda hos kunder (förare och kontaktpersoner hos kund) och bilköpare samt andra som av olika anledningar är i kontakt med NF Fleet såsom exempelvis leverantörer och arbetssökande.
|
BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS OCH ÄNDAMÅLEN MED DEM |
PERSONER (REGISTRERADE) SOM KAN VARA BERÖRDA |
LEGAL GRUND |
TYP AV PERSONUPPGIFTER SOM KAN KOMMA ATT BEHANDLAS (BEROENDE PÅ REGISTRERAD OCH VALD TJÄNST) |
|
Hantering av hyresavtal och därmed sammanhängande tjänster: Dessa behandlingar omfattar all verksamhet som är nödvändig för att ingå och fullfölja de avtal om fordonsleasing, drift och administration som binder NF Fleet och kunden i synnerhet följande delar: offertförfrågningar, löpande kontraktshantering, fakturering, återlämning, utskick av påminnelser för besiktning mm. |
Prospekts, privatleasingkunder, förare samt andra relevanta kontaktpersoner hos kund. |
Privatleasingkunder: För att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Förare och övriga registrerade: berättigat intresse |
Privatleasingkunder: Namn, adress, telefonnummer, e-post adress, personnummer, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning av fordon och tjänster samt annan fordonsrelaterad information. Förare: Namn, adress, telefonnummer, e-post adress, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning av fordon och tjänster samt annan fordonsrelaterad information, bankkontonummer (för ersättning av kontantutlägg av drivmedel endast) Övriga: Namn, adress, telefonnummer, e-post adress |
|
Hantering av tjänster som utförs med hjälp av tredje part: Dessa behandlingar omfattar all verksamhet som är nödvändig för att ingå och fullfölja de avtal om fordonsleasing, drift och administration som binder NF Fleet och kunden i synnerhet följande delar: beställning och leverans av fordon, service, reparation och transport av fordon, tillhandahållande av drivmedelskort och laddboxar andra tjänster, hantering av fordonsrelaterade leverantörsfakturor. |
Privatleasingkunder, förare, relevanta kontaktpersoner hos kund och leverantör |
Privatleasingkunder: För att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part. Förare och övriga registrerade: berättigat intresse |
Privatleasingkunder: Namn, telefonnummer, e-post adress, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning av fordon samt fordonsrelaterad information. Förare: Namn, adress, telefonnummer, e-post adress, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning av fordon och drivmedelskort samt fordonsrelaterad information. Övriga: Namn, adress, telefonnummer, e-post adress |
|
Åtgärder för att bekämpa penningtvätt, bedrägeri/korruption samt terrorism: För att uppfylla kraven på varsamhet och kundkännedom har NF Fleet en skyldighet att tillämpa lämpliga kontrollförfaranden och åtgärder. |
Privatleasingkunder, företrädare för företagskunder och prospekts, verkliga huvudmän, bilköpare. |
Rättslig förpliktelse alternativt berättigat intresse för visa typer av kontroller. |
Namn, adress, telefonnummer, e-post adress, personnummer, kopior på identitetsandlingar, resultat av kontroller mot EU:s sanktionslistor |
|
Åtgärder för att genomföra kreditkontroller
För att säkerställ att kunder och potentiella kunder har förmåga att uppfylla sina skyldigheter enligt leasingavtalet.
|
Privatleasingkunder |
För att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås |
Namn, adress, telefonnummer, e-post-adress, personnummer, sedvanlig kreditinformation |
|
Kommersiell kundbearbetning kund/prospekt: Exempel: Nyhetsbrev till kundkontaktpersoner och förare, inbjudan till evenemang som anordnas av NF Fleet. Marknadsföring av erbjudanden och tjänster till representanter för både befintliga och potentiella kunder, med beaktande av att mottagarna av dessa meddelanden har möjlighet att när som helst frånsäga sig mottagandet av fler utskick. |
Kontaktpersoner, kundkontaktpersoner, förare. |
Berättigat intresse
|
Namn, mejladress |
|
Genomförande av kundundersökningar: NF Fleet genomför anonyma och icke anonuma kund- och förarundersökningar i syfte att få feedback på leverans av tjänster och tillhandahållen service och därmed kunna förbättra kvaliteten och anpassningen av tjänster utifrån kundernas och förarnas behov. |
Kundkontaktpersoner, förare, bilköpare. |
Berättigat intresse, samtycke (beroende på typ av undersökning). |
Namn, e-postadress, telefonnummer, svar på frågorna om undersökningen inte är anonym (framgår av respektive undersökning om den är anonym eller ej). |
|
Hantering av parkeringsavgifter, kontrollavgifter, hastighetsöverträdelser, trängselskatter, broavgifter o.dy: I egenskap av bilägare tar NF Fleet emot denna typ parkerings – och hastighetsöverträdelser och andra avgifter som behandlas vidare för fastställande av den hyrestagare vars (förares) handlingar har orsakat den aktuella överträdelsen för vidarefakturering till rätt kund. |
Förare, privaleasingkunder. |
Rättslig förpliktelse vad gäller hastighets-överträdelser, berättigat intresse, fullgörande av avtal med den registrerade |
Namn, platsinformation, registreringsnummer |
|
Kreditindrivning och återtag av fordon: Utskick av påminnelser, överlämnande av ärenden till inkassobolag och kronofogdemyndighet vid behov, för att säkerställa att kunden uppfyller sina avtalsenliga förpliktelser och säkra NF Fleets egendom. |
Privatleasingkunder. |
Avtal med den registrerade. |
Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer. |
|
Hantering av skador och skadeanmälningar: Hantering av rapporter och fakturor från assistansbolag och försäkringsbolag, hantering av inkommande skadeanmälningar för vidarebefordran till försäkringsbolag.
|
Förare, privatleasingkunder, skadade passagerare. |
Berättigat intresse, samtycke (gäller skadeanmälningar innehållande information om personsskador), fullgörande av avtal med den registrerade. |
Namn, skadeplats, personnummer, uppgifter om personskador i förekommande fall, registreringsnummer. |
|
Tillhandahållande av digitala kundverktyg och applikationer: För att kunna tillhandahålla on-line rapporter, kundstatistik, automatisk körjournal, körjournalshantering. |
Förare, kundkontaktersoner. |
Berättigat intresse, samtycke (för automatisk körjournal). |
Namn, adress, telefonnummer, e-post adress, regi-streringsnummer, information relaterad till användning av fordon, gps-positioner (automatiskt körjournal), platsinformation. |
|
Försäljning av fordon Behandlingar som omfattar all verksamhet i samband med försäljning av begagnade fordon i bilhallen och genom auktion och omfattar även inbyte av begagnade fordon, hantering av finansieringkontrakt för tredje part, hantering av eventuella reklamationer och eskalering av sådana. |
Bilköpare, förare (vid förarutköp), företrädare för företagskund. |
Konsumentkunder och förare: För att ingå och fullgöra avtal med den registrerade. Förträdare: berättigat intresse. |
Konsumentkund och förare: Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, registreringsnummer, id-kortnummer, bank- och korttransaktioner, kreditinformation (vid finansiering vald av kund – utförs av NF Fleet i egenskap av personuppgiftsbiträde till vald finansiär). Företrädare: Namn, adress, e-postadress, id-kortnummer. |
|
Användning av cookies som kan omfatta analys av profiler och preferenser För att kunna tillhandahålla besökaren en funktionell webbplats, för att optimera driften, för statistiska ändamål och för att kunna tillhandahålla besökaren personliga inställningar mm. Användaren har möjlighet att acceptera alla cookies eller att ändra inställningarna för att aktivera dem individuellt, med undantag för tekniska cookies som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera korrekt. |
Besökare av NF Fleets webplatser. |
Samtycke, berättigat intresse.
|
IP-adresser, geografisk plats, typ av enhet, operativsystem, webläsare, sökmotor (om aktuellt)
|
|
Hantering av ansökningshandlingar och övrig dokumentation i samband med rekrytering I syfte att anställa ny personal och ta emot spontantansökningar. |
Arbetssökanden och kandidater. |
För att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter, samtycke och berättigat intresse. |
Uppgifter som lämnas i ansökningshandlingar såsom namn, adress, personnummer, telefonnummer, information i CV, betygskopior, testresultat från personlighetstester (endast slutkandidater) mm. |
|
Kameraövervakning För att säkerställa säkerheten för anställda och besökare och för att kunna utreda brott i efterhand.
|
Besökare i lokalerna. |
Berättigat intresse. |
Bild/film på besökare. |
|
Rapportering, analyser och utveckling För olika affärsändamål såsom dataanalyser, revisioner, utveckling av nya produkter, förbättring eller ändring av våra tjänster och system, drift och utvidgning av vår verksamhet. |
Privatleasingkunder, förare, kontaktpersoner hos kund. |
Berättigat intresse. |
Privatleasingkunder: Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning fordon och tjänster samt annan fordonsrelaterad information. Förare: Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, registreringsnummer, platsinformation relaterade till användning av fordon och tjänster samt annan fordonsrelaterad information. Kontaktpersoner hos kund: Namn, adress, telefonnummer, e-postadress. |
- Hur länge behåller vi dina personuppgifter
NF Fleet lagrar dina personuppgifter så länge det behövs eller krävs för att uppnå ändamål och syfte med behandling och för att följa gällande lagstiftning. Vi behandlar och lagrar därför dina personuppgifter under olika tidsperioder beroende på var uppgifterna förekommer och typ av personuppgifter och efter vad som är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller ditt företag och med beaktande av lagkrav och rekommendationer från Integritetsskydssmyndigheten, IMY.
När lagringsperioden löper ut, kommer personuppgifterna antingen:
- raderas eller
- anonymiseras
- Vem delar vi dina personuppgifter med
Vi kan dela dina personuppgifter med andra i den mån vi har en laglig skyldighet att göra det och för att utföra tjänster och ingå och uppfylla avtal vi har med dig eller din arbetsgivare eller med ditt samtycke. Vi kan därför komma att dela dina personuppgifter om det behövs enligt följande:
- Internt inom företaget till de avdelningar som behöver ha tillgång till uppgifterna för försäljning, kundtjänst, inköp, kontraktshantering, marknad, IT, rekrytering, support och underhåll. Vi kan dela dina uppgifter till andra företag inom NF Fleet-gruppen, som kan komma att behöva behandlla dem enlighet med den här policyn.
- Till våra fordonsrelaterade leverantörer såsom billeverantörer, däckleverantörer, drivmedelsleverantörer och andra serviceleverantörer, såsom dataleverantörer och dataadministratörer och då med instruktion att bara använda dina personuppgifter i enlighet med våra föreskrifter.
- Med externa affärspartners såsom kreditupplysningsföretag, försäkringsbolag och marknadsföringspartners.
- Om det behövs för att övervaka våra rättigheter, skydda vår egendom eller skydda annans rättigheter, egendom eller säkerhet, eller om det behövs som stöd för extern revision, compliance eller företagsstyrningsfunktion.
- När så krävs enligt lag till exempel som svar på en stämning eller till rättsvårdande myndighet, kronofogdemyndighet, skattemyndighet eller domstol.
- Överförande av personuppgifter utanför EES;
Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
Europeiska kommissionen har godkänt att vissa länder utanför EES har ett skydd som i huvudsak är likvärdigt med EES dataskyddslagar och därför krävs inga ytterligare skyddsåtgärder för att exportera personuppgifter till dessa jurisdiktioner.
- Dina rättigheter
Enligt GDPR så har du som registrerad, specifika lagstadgade rättigheter som ger dig rätten att utöva gentemot personuppgiftsansvarig. Dessa förklaras kortfattat nedan:
|
DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER |
BESKRIVNING AV RÄTTIGHETEN |
ARTIKELNR. |
|
Den registrerades rätt till tillgång |
Du har rätt att begära att få tillgång till de uppgifter om dig som vi behandlar samt i förkommande fall en kopia på dina registrerade personuppgifter. |
Artikel 15 |
|
Rätten till rättelse |
Du har rätt att begära att vi rättar eller ändrar personuppgifter som är ofullständiga, inaktuella eller felaktiga. |
Artikel 16 |
|
Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”) |
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om
|
Artikel 17 |
|
Rätt till begränsning av behandling |
Om du motsätter dig riktigheten i de uppgifter som vi har registrerade om dig eller lagligheten i behandlingen av uppgifterna, eller om du utnyttjat din rätt till invändningar mot behandlingen av uppgifterna, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dessa uppgifter. Behandlingen begränsas då till att endast avse lagring tills rättelse av uppgifterna har genomförts, eller tills det går att fastställa att våra berättigade intressen har företräde framför dina intressen. Även i fall där behandlingen av dina personuppgifter har begränsats enligt ovan, får NF Fleet behandla dina uppgifter på annat sätt om så krävs för att hävda ett rättsligt anspråk eller om du har lämnat ditt samtycke till behandlingen. |
Artikel 18 |
|
Rätt till dataportabilitet |
Du har rätten att få ut samt överföra de uppgifter du har försett oss med, i ett strukturerat och allmänt använt format så att du kan utnyttja din rätt till dataportabilitet. |
Artikel 20 |
|
Rätten att göra invändningar |
Du kan alltid invända mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen utgår ifrån NF Fleet berättigade intresse, och det gäller även när behandlingen avser direkt marknadsföring och profilering i samband med sådan marknadsföring. |
Artikel 21 |
Vänligen notera att du, när som helst, har rätten att inlämna klagomål avseende NF Fleet behandling av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, (IMY). Du hittar kontaktuppgifter till IMY på myndighetens webbsida.
- Cookies och webbplatser
NF Fleet kan samla in information via cookies i syfte för att ge dig en bättre upplevelse. Cookies används, tillsammans andra spårningsverktyg, för att spara dina preferenser och parametrar, vilket sparar tid (till exempel, vilket språk du valt), möjliggör inloggning, bekämpar bedrägerier, analyserar vår hemsida och tjänsters prestanda samt för att sammanställa besöksstatistik.
För mer information kan du ta del av vår Cookiepolicy.
- Uppdateringar utav dataskyddspolicyn
Vår integritetspolicy kan komma att ändras då och då till följd av förändringar i hanteringen av dina personuppgifter. Dessa förändringar kommer dock alltid att ske i enlighet med gällande lag. Gå gärna in på den här sidan ibland för att få den senaste informationen om hur vi skyddar dina personuppgifter.
Senaste uppdatering den 2 maj 2023.
- Hur du kontaktar oss
Skriv eller e-posta till oss om du har frågor, klagomål eller kommentarer rörande den här integritetspolicyn eller vår hantering av personuppgifter.
Adress: NF Fleet AB, Att: Dataskyddsombud, Eldarvägen 6, 187 75 Täby
E-postadress: Data_protection.SENF2@aldautomotive.com